特定技能外国人との定期面談について解説！実際の流れや質問項目・オンライン実施の可否は？
分野や事業所の規模に関わらず、特定技能外国人を受け入れている機関には、3か月に1回以上のペースで外国人、及びその監督者に対して定期面談を実施することが義務付けられています。
そこで今回は登録支援機関として、主に医療や介護、飲食、飲食料品製造の3つの分野において1号特定技能外国人とその所属機関のサポートを行っているルポゼソリューションが、特定技能外国人を雇用する上で実施が求められる定期面談がどのようなものか、解説していきます。
併せて、具体的な質問項目や定期面談を行う上での注意点、登録支援機関であるルポゼソリューションでの定期面談の対応についても紹介していきますので、ぜひ参考としてご覧ください。
目次
特定技能における「定期面談」とは？
まずは、特定技能制度における定期面談がどのようなものか、概要を確認していきましょう。
特定技能制度における定期面談とは、特定技能外国人とその監督者（直属の上司や会社代表等）の2者に対し、それぞれ3か月に1回以上の定期的なペースで実施する個別面談のことです。
なお、外国人とその監督者に定期面談を実施する人物は、特定技能外国人の支援計画を立案・実施する支援担当者または支援責任者でなければならないと決められています。また支援責任者・支援担当者には、中立的な視点で外国人と監督者双方の話を聞くことが求められます。
そのため、外国人や監督者の直属の上司に当たる人物はもちろん、受け入れ機関となる法人の取締役などの役職者についても、支援担当者や支援責任者になること、定期面談を実施することはできませんので、注意しましょう。
ただし、受け入れ機関から登録支援機関へ、特定技能外国人の支援計画に関わる業務の全部を委託している場合は、定期面談の実施についても登録支援機関への委託が可能になります。
特定技能制度において定期面談が必要な理由
定期面談を実施する支援責任者・支援担当者には、特定技能外国人の受け入れ環境や雇用条件などに問題があると判断した場合に、以下のような対処をすることが義務付けられています。
- 労働基準監督署など、トラブルの内容に応じた関係機関へ通報する
- トラブルの内容や経緯、自身の対処をまとめ、出入国在留管理局に定期届出として提出する
特定技能の定期届出とは、4月1日から翌年の3月31日までの1年間における特定技能外国人の受け入れ・支援の状況について、1年に1度、出入国在留管理庁へ届け出るための書類のことです。
定期届出として提出するべき書類の中には定期面談報告書が含まれており、その報告内容は、各関係機関への通報の記録と併せて、特定技能外国人の労働環境を測る一つの指標となります。
特定技能人材とその監督者への定期面談は、自国と言語・文化が大きく異なる日本で働く特定技能外国人を悪質な企業や労働環境から守るために、またすれ違いからくるトラブルを早期に発見・解消して、受け入れ機関の負担を軽減するためにも必要なものだと理解しておきましょう。
当事者がOKなら、オンラインでの実施も可能
特定技能外国人とその監督者への定期面談は、もともとは直接面談のみとされていましたが、令和7年（2025年）4月1日より、面談の当事者である特定技能外国人から同意が取れた場合のみオンラインでも実施が可能となりました。
ただし、オンラインで定期面談を実施するには、いくつか守るべきルールや注意点があります。
定期面談自体を実施する上で、またオンライン形式で定期面談を行う上で気を付けるべきポイントについては、次項で見ていきましょう。
特定技能の定期面談の際に守るべきルールや注意点
ここからは、「特定技能外国人受入れに関する運用要領改正のポイント（令和7年4月1日改正予定）」を参考に、特定技能外国人とその監督者との定期面談を行う際に守るべきルールや注意点について確認していきましょう。
定期面談時に厳守するべき基本ルール
対面かオンラインかに関わらず、支援担当者・支援責任者が特定技能外国人とその監督者に定期面談を実施する際は、最低限、以下の3つのルールを守ることが求められます。
- 外国人が十分に理解できる言語で面談を行うこと
- 必要に応じ、外国人に対して生活オリエンテーションの説明を行うこと
- 中立的な立場で両者の話を聞き、適切に対処すること
まず、特定技能外国人への面談は、外国人本人が十分に理解できる言語で実施しなければなりません。そのため、まだ日本語が十分に理解できないと考えられる特定技能外国人に対しては、本人の母国語話者を通訳として配置するなどの配慮が必要になりますので、注意しましょう。
また面談をする中で、特定技能外国人が生活上の困りごとを抱えていると感じられた場合は、文化や生活、防災、防犯、急病時の適切な対応などについて定期面談中に説明するようにします。
さらに、先述したように「中立的な立場」として話を聞くことも、面談対象から信頼を獲得し、話しやすい雰囲気を作っていく上で非常に重要ですので、覚えておくようにしてください。
オンラインで定期面談を実施する際の注意点
対して、特定技能外国人とその監督者に対し、オンラインで定期面談を実施する際に留意するべき注意点としては、以下が挙げられます。いずれも、オンラインの環境において面談の秘匿性や透明性を高めるために必要な対策ですので、ひと通り確認しておきましょう。
- 面談の当事者である特定技能外国人、監督者のそれぞれに同意の確認を取ること
- 面談対象者が対面での定期面談を希望した場合は、オンラインでは実施しない
- 面談対象者との信頼関係を構築するため、初めての定期面談は対面方式で行う
- オンライン面談をメインとする場合でも、1年に1回以上、対面で面談を実施する
- 面談対象者にはイヤホンを装着せず、正面のカメラを向いて話すように依頼する
- 開始前に部屋全体を映してもらい、面談対象以外の人物がいないことを確認する
- 別のマイクやモニターがない（第三者の影響を受けずに発言している）ことを確認する
- 不審な点があった場合は、定期面談の後に面談対象へ個別に連絡し、状況を確認する
- オンラインでの定期面談の様子は録画し、その外国人の特定技能雇用契約が終了した日から1年間以上保管するとともに、出入国在留管理局からの要請があれば開示する
特定技能の定期面談で質問する項目について
次に、特定技能外国人とその監督者に定期面談を行う際の質問項目について紹介していきます。
「特定技能制度 定期届出書の記載方法と留意点」の中で紹介されている定期面談報告書（参考様式第5-5、5-6）によると、定期面談における質問項目は特定技能外国人・監督者ともに共通で、以下のような事項について質問を重ねて特定技能外国人の支援状況を確認していきます。
業務内容に関する事項
- 雇用契約と異なる業務に従事していないか
- 所属機関以外、他の事業主のもとで業務に従事していないか
- 安全衛生に配慮して適切に業務を行っているか
待遇に関する事項
- 雇用契約に基づき毎月適切に報酬が支払われているか
- 雇用契約と異なる労働時間で働いていないか
- 一時帰国休暇を含め休日・休暇等が適切に付与されているか
- 特定技能人材に適切な住居が確保されているか
- 食費や居住費等の定期的に負担するべき費用が、合意した通りの内容であるか
- 支援計画に則った支援の提供を受けているか
保護に関する事項
- 暴行・脅迫・監禁等の不法行為を受けていないか
- 相手方を問わず保証金、違約金を徴収するための契約等がないか
- 所属機関による預金通帳の管理など、特定技能人材が不当な財産管理を受けていないか
- 旅券や在留カードは特定技能外国人が自身で保管しているか
- 特定技能外国人の私生活上の自由を所属機関が不当に制限していないか
生活に関する事項
- 日常生活においてトラブルが発生していないか
- 健康状態に異常はないか
その他の事項
- 不法就労者が働いていないか
ルポゼソリューションにおける定期面談への対応は？
特定技能外国人の登録支援機関であるルポゼソリューションでは、特定技能外国人の支援を全部委託いただいたお客様に対し、外国人人材とその監督者への定期面談を実施しております。
特に受け入れ始めたばかりの頃は、特定技能人材と受け入れ機関（＝所属機関）の間でお互いの思い込み、勘違いによるトラブルや、コミュニケーションの問題が発生してしまいがちです。
ルポゼソリューションでは、特定技能外国人とその監督者に対し、以下のような流れで定期面談を実施。すれ違っている部分を早期に発見、すり合わせるとともに、特定技能外国人の転職リスクや永住権取得に向けての情報共有も行えるように準備した上で、面談を実施しています。
| 特定技能外国人との定期面談の場合 |
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|---|---|
| 特定技能外国人の監督者との面談の場合 |
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ルポゼソリューションの強み・特定技能外国人の登録支援機関としての特徴はこちら！
自社で特定技能外国人を雇用するにあたって、適切な内容での支援の計画・実施や定期面談に不安があるという場合は、ぜひ一度、私たちルポゼソリューションにもご相談ください。
特定技能外国人の採用・就労支援ならルポゼソリューション
ルポゼソリューション株式会社は、医療・介護分野を主業務とするIKOI GROUPの一員です。
自社グループの介護施設で外国人材を雇用した経験をもとに、特定技能外国人の登録支援機関として、主に以下の分野において1号特定技能外国人の採用や就労、学習支援等を行っています。
- 介護
- 飲食料品製造業
- 外食業
- 宿泊業
- 自動車運送業
- 建設業
支援義務の10項目はもちろん、各協議会への登録手続きや申請・届出に関するアドバイス等にも対応する他、外国人材に対しては24時間体制・母国語でのサポートを行い、急病時の病院への付き添いなど、緊急事態が起きた場合の支援にも注力。
特定技能外国人に「日本を選んで働きに来てよかった」と感じていただけるように、また各現場で即戦力として働いていただけるように、人材と所属機関の双方をしっかりと支援いたします。
人手不足のために外国人材の雇用を検討しているがどうすればいいかわからない、自社だけで特定技能外国人を雇用・支援することに不安があるという場合は、ぜひ私たちルポゼソリューションまでお気軽にご相談ください！
